吉林工程职业学院学生资助工作档案管理实施办法

2018-09-18 10:18:15 作者:学生处 来源: 浏览次数:0

第一章总则

第一条  为规范本校学生资助工作的档案管理,维护学生资助档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,特制定本办法。  

第二条  学生资助工作档案是指本校在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录,包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。  

第三条  归档的文件材料按年度立卷(特殊情况除外),本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。  

第四条  承办人员应保证经办文件的系统完整,公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交负责人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理机构及职责

第五条  我校学生资助工作档案管理由资助工作领导小组全面领导,学生工作处具体实施,各学院学生工作办公室、中等职业教育管理部专人负责。

第六条  学生工作处职责:全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作,确保归档材料的完整、安全;帮助和指导检查各学院进行档案工作。  

第七条  各学院、中等职业教育管理部职责:按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作;贯彻执行学生工作处的其他意见。

第三章 归档范围

第八条  学生工作处归档材料(电子版及纸质版): 

(一)家庭经济困难学生认定材料; 

(二)生源地贷款相关材料;

(三)国家奖学金材料;

(四)国家励志奖学金相关材料; 

(五)国家助学金相关材料; 

(六)吉林省政府奖学金相关材料; 

(七)入伍教育资助相关材料;

 (八)勤工助学相关材料;

(九)绿色通道相关材料; 

(十)临时困难补助相关材料;

(十一)资助育人成果相关材料;

(十二)中等职业教育免学费、助学金相关材料; 

(十三)本单位年度工作计划与总结、管理制度、重要发文等相关材料。

第九条  学院、中等职业教育管理部归档材料(电子版或纸质版): 

(一)家庭经济困难学生认定材料; 

(二)生源地贷款相关材料;

(三)国家奖学金材料;

(四)国家励志奖学金相关材料; 

(五)国家助学金相关材料; 

(六)吉林省政府奖学金相关材料; 

(七)勤工助学相关材料;

(八)临时困难补助相关材料;

(九)资助育人成果相关材料;

(十)中等职业教育资助免学费、助学金相关材料; 

(十一)本单位年度工作计划与总结、管理制度、重要发文等相关材料。

第四章 档案的保管、使用及销毁

第十条 资助工作档案由专人保管,用铁皮档案柜存放,达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求,并经常检查。

第十一条 因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定: 

(一)凡来查阅学生档案者,须提出书面申请并经所在部门领导和档案所在部门领导签字同意;

(二)学生档案一般不得外借,如必须借出使用时,要说明理由,严格履行借阅手续后,方可借出;  

(三)学生个人不能查阅自己的档案材料; 

(四)查阅、借用学生档案必须遵守阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料。

第十二条 学生工作处对已到期的学生资助档案进行鉴定。鉴定工作应由学生工作处相关负责人、各学院、中等职业教育管理部资助工作人员和档案管理人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。

第十三条 学生工作处及各学院、中等职业教育管理部对经过鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,经资助工作领导小组批准后销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。销毁时应由两人以上监督。监督人员要在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第五章 附则

第十四条 本办法解释权归学生工作处。

第十五条  本制度自印发之日起实施。

 

附件:1.归档材料明细

2. 各学院归档明细

 

      3.归档规范

 

学生工作处

2017524

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